Het is al jarenlang een probleem in de wijkverpleging: Medewerkers die voor een bepaald aantal uren op de loonlijst staan, maar deze uren vaak niet kunnen maken of meerdere keren op een dag moeten terugkomen, en tegelijkertijd is er een personeelstekort en een toename van het aantal cliënten. Het leidt tot onrust, stress en inefficiëntie. Dat moet anders, dachten ze bij TSN Zorg. Begin 2026 startte een pilot en zijn de eerste clusters met de nieuwe aanpak van plannen en roosteren aan de slag gegaan.
„In 2023 schreven we een enquête uit onder onze medewerkers met de vraag of ze anders wilden gaan werken, wat we toen nog werken met diensttijden noemden”, vertelt Mirjam, teamleider wijkverpleging. „Binnen een paar dagen hadden we al een respons van ruim 60 procent. Het onderwerp leefde, zo bleek.
Vervolgens hebben we een programmateam samengesteld die aan de slag ging met het ontwikkelen van een systeem dat afgestemd was op de situatie bij TSN Zorg. We hebben in die tijd ook bij andere organisaties mee mogen kijken hoe zij het hadden georganiseerd, waaronder Antonius in Sneek. Daar zijn waardevolle aanvullingen uit voort gekomen.”
Inhoud nieuwe werkwijze
De nieuwe manier van plannen en roosteren bestaat uit meerdere onderdelen. Medewerkers hebben nu vaste (lange) diensten, waarbij geldt: eindtijd is eindtijd. Als collega’s uitlopen, dragen ze over aan de volgende dienst. De diensten hebben allemaal een ‘gat’ in het rooster, dit is doorbetaalde vrije ruimte. De vrije ruimte is bedoeld om onverwachte situaties op te vangen, zoals ziekte. Ook kan de vrije ruimte ingezet worden om bijvoorbeeld te werken aan persoonlijke ontwikkeling of het bijwerken van de zorgdossiers.
Er wordt meer samengewerkt met de omliggende teams die samen een cluster vormen. Hierdoor ontstaat meer flexibiliteit en kan de capaciteit van de organisatie beter worden benut. De nieuwe werkwijze wordt breed uitgedragen binnen de hele organisatie en er wordt continu gezocht naar de juiste balans tussen het belang van de medewerkers, de cliënten en de organisatie.
Stress
Charelle is Verzorgende IG bij TSN Zorg in Stadskanaal en maakte de nieuwe aanpak vanaf het begin mee. „De oude situatie gaf veel stress en ik stond met mijn uren vaak in de min, ondanks dat ik veel dagen moest werken. Dat was niet prettig, de werk-privébalans was daardoor vaak verstoord.”
„Met de nieuwe manier van werken behoort dat tot het verleden”, gaat ze verder. „Het werkt heel fijn en je hebt het gevoel dat de organisatie nog meer meedenkt dan vroeger en dat je als medewerker meer gezien wordt. Beslissingen liggen nu zo dicht mogelijk bij de uitvoering.”
Mirjam: „Hebben collega’s vrije ruimte in hun dienst, dan kunnen ze naar kantoor komen om administratieve werkzaamheden uit te voeren, wat je vroeger nog wel eens na je route moest doen. Een groot bijkomend pluspunt is dat je dan meteen je collega’s ziet, en ervaringen kunt uitwisselen. Hierdoor zien we een betere verbinding in het team. Dus op alle fronten is de nieuwe werkwijze een verbetering.”
Wennen
Het vraagt echter niet alleen een andere manier van werken van de organisatie en haar medewerkers, ook van cliënten wordt het een en ander gevraagd. Charelle: „Dat was in het begin best moeilijk, omdat we bij velen niet meer op dezelfde tijden kwamen. Doordat er langere diensten zijn, moeten ook de zorgmomenten verspreid worden.” Mirjam vult hierop aan: „We maken uiteraard wel onderscheid in wat de cliënt nodig heeft. Moeten er medisch noodzakelijke handelingen worden verricht, dan vindt het vanzelfsprekend plaats op de noodzakelijke tijden, vaak in de ochtend. Maar wat op een ander tijdstip kan, wordt ingedeeld op een ander moment op de dag.”
Charelle vertelt over haar ervaringen hiermee: „Dat hebben we goed uitgelegd, cliënten vonden dat vooral in het begin wel lastig. Inmiddels is iedereen eraan gewend en is het geen probleem meer. Er is volgens mij maar één cliënt om die reden naar een andere thuiszorgorganisatie overgestapt.”
Volgens Charelle heeft TSN Zorg geen andere keuze, wil de organisatie nu en in de toekomst goede zorg kunnen blijven leveren waarbij medewerkers het ook nog naar hun zin hebben. „We moeten anders denken om de juiste zorg te blijven bieden. Dat brengt verandering met zich mee. Zo moet ik nu bijvoorbeeld ook wel eens naar Bourtange. Dat hoort erbij, want deze nieuwe aanpak betekent ook dat het werkgebied is vergroot. Daar sta je eerste wel even raar van te kijken, maar ik zou niet meer anders willen.”
Aantrekkelijke werkgever
„We vinden het belangrijk dat medewerkers zich gewaardeerd en gesteund voelen. Onze kernwaarden – oprecht betrokken, vakmanschap en betrouwbaar – vormen daarin de basis”, vertelt Mirjam. „Dat zie je terug in de manier waarop we naar onze medewerkers én cliënten kijken. Door medewerkers zekerheid te bieden en hen de ruimte te geven om hun vak goed uit te oefenen, zorgen we samen voor kwaliteit en continuïteit van zorg. Dat maakt TSN Zorg niet alleen een fijne organisatie voor cliënten, maar ook een werkgever waar je met plezier en vertrouwen kunt werken. Dankzij de nieuwe werkwijze kunnen we medewerkers ook grotere contracten bieden. We merken nu al dat met name jonge mensen graag meer uren willen maken. Wij denken dat daardoor de kwaliteit van zorg verbetert en dat cliënten uiteindelijk tevredener zijn. Bovendien kan TSN Zorg dankzij deze aanpak een aantrekkelijke werkgever blijven. Dat is met de uitdagingen in de zorg een prettige gedachte.”
Charelle zou intussen niet meer anders willen. „Je weet elke maand precies waar je aan toe bent en je weet zeker dat je jouw uren kunt maken. De voorwaarden zijn nu goed, TSN Zorg is goed voor de medewerkers en de cliënten. We staan altijd voor kwaliteit van zorg en dat kunnen we nu blijven borgen. Dat is waar het uiteindelijk om gaat.”
